Optimiser sa structure de comptes : comptes virtuels, centrale de paiement et choix des banques

Beaucoup d'entreprises accumulent les comptes au fil de leur croissance : un par pays, par entité, par type d'opération. Résultat : coûts, complexité et trésorerie immobilisée. Revoir sa structure de comptes est l'un des chantiers les plus rentables du trésorier.

Le principe : encaisser localement, payer centralement

Une bonne gestion du BFR se résume à une idée simple : encaisser le plus tôt et payer le plus tard. Certains moyens d'encaissement restent domestiques et incontournables (chèques, espèces, prélèvements en devise locale, effets de commerce). En revanche, payer par virement initié de façon centralisée permet de maîtriser la date de débit, donc de n'alimenter le compte de paiement qu'au dernier moment. Certains paiements, comme les salaires, impôts et charges sociales, doivent parfois partir d'un compte local, mais leur date de débit étant connue à l'avance, l'approvisionnement peut se faire juste à temps.

Le compte virtuel

Venu d'Allemagne, le Virtual Account Management permet de créer autant de numéros de comptes virtuels que nécessaire : un par magasin, par contrat ou pour les salaires, tout en ne déclarant qu'un seul compte courant. La banque crée une racine d'IBAN et laisse les derniers chiffres au choix du client. Les paiements arrivent sur le compte virtuel puis sont reportés automatiquement sur le compte principal avec la référence correspondante. L'identification et le rapprochement se font donc sur la base d'une référence maîtrisée par l'entreprise, et non sur des données parfois aléatoires communiquées par le débiteur. Attention : les comptes virtuels appartiennent tous à la même entité juridique, ce n'est pas du cash pooling.

La centrale de paiement (payment factory)

La centrale de paiement devient la porte unique d'entrée et de sortie des ordres vers les banques. Les fichiers de paiement sont constitués par les équipes comptables locales ou un centre de services partagés, validés selon un workflow de signatures, puis transmis via un canal sécurisé (SWIFTNet, EBICS). La centrale vérifie les fichiers, les met au bon format et les envoie à l'échéance. Avantages :

• Sécurité : processus de signature homogène, vérification centralisée, suppression du papier ;
• Gestion des incidents : canal unique, syntaxe vérifiée avant envoi ;
• Coûts : un seul protocole, moins d'abonnements de banque en ligne, un seul contrat-cadre ;
• BFR et liquidité : paiements exécutés au bon moment, comptes alimentés juste avant le débit.

Une étape supplémentaire, le paiement pour compte de (POBO), permet en théorie de supprimer les comptes commerciaux des filiales : tous les paiements partent d'un compte central, et le format pain.001 informe le bénéficiaire de l'entité au nom de laquelle le paiement est fait.

Bien choisir sa banque à l'international

Aucune banque ne rend un service homogène et complet dans le monde. Les groupes internationaux ont donc intérêt à choisir dans chaque région une banque principale chargée à la fois des flux et de la liquidité. Critères possibles : réseau réel ou simple bureau, capacité à traiter chèques et espèces, capacité à mettre en place une centralisation de trésorerie, participation directe aux systèmes de compensation locaux, expérience des flux complexes.

Le suivi et la gestion électronique des comptes (EBAM)

Le trésorier suit non un solde comptable de fin de jour mais un solde en valeur, qui donne la trésorerie réellement disponible, complété par des relevés intra-day. L'EBAM, gestion électronique des comptes bancaires, dématérialise l'ouverture, la modification et la clôture de comptes ainsi que la gestion des pouvoirs, encore souvent manuelles et papier, pour plus de sécurité et moins de coûts.